A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de cronometrar suas atividades diárias e registrar os resultados para análise.
Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:
Passo 1 - Faça um quadro de tempo.
Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que você esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma semana.
Passo 2 - Reveja o quadro.
Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.
Passo 3 - Reflita.
Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu tempo não está sendo bem utilizado, mas justifica assim "não existem horas suficientes no dia e, além disso, as pessoas vivem me interrompendo.") Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e deixe mais tempo livre para os assuntos importantes.
As seguintes atividades tendem a dominar o dia do gerente/profissional:
- Papelada - Aguardando assinatura ou leitura;
- Reuniões - Programadas ou não;
- Diálogos - Conversas e discussões;
- Chamadas Telefônicas - Recebidas e/ou feitas por você.
Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis. Aqui estão alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo:
Passo 4 - Pergunte a você mesmo se realmente precisa ver toda aquela papelada.
O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder tempo com ela. Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C. Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de prioridade A.
Passo 5 - Discipline suas reuniões para obter resultados mais eficazes em menos tempo.
Volte às bases. Todos conhecem o assunto e o objetivo da reunião? É comum os participantes não saberem o objetivo da reunião (às vezes, nem o líder tem uma idéia clara). Estabeleça o objetivo da reunião de forma cristalina. Antes dela, faça uma agenda detalhada e, finalmente, registre os resultados em ata.
Pergunte-se também se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, sim, uma perda de tempo para todos os participantes.
Passo 6 - Determine quanto tempo você dispõe para diálogos (para ouvir, resolver problemas, conversar); então, racionalize o seu tempo de acordo.
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que elas quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus visitantes poderão ser bem atendidos por outra pessoa que não você. Se tem outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos seus diálogos. Redobre, portanto, seus esforços para organizar sua agenda de entrevistas.
Passo 7 - Estabeleça um código de conduta telefônica.
Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações para logo se ver livre delas. Evite interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes (desligue o aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Se precisa fazer ligações diariamente, tente estabelecer um horário para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus pensamentos e discuta os assuntos em uma seqüência ordenada.
De volta aos antigos conceitos.
Para administrar eficazmente o seu tempo, basta fazer uma revisão nos conceitos "furados". Com o acréscimo de algumas palavras, os velhos conceitos se transformam em poderosas diretrizes gerenciais. Eis a versão revisada:
1) Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente; então, estabeleça prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas tarefas até que os itens programados estejam executados.
2) Cuide primeiro dos assuntos importantes; estes devem sempre prevalecer sobre aqueles que meramente parecem urgentes.
3) Distribua sua carga de trabalho proporcionalmente de acordo com a importância dos assuntos que você tem à mão.
Estas mudanças, aparentemente sutis, transformam os três conceitos "furados" de tempo em regras altamente eficazes. Siga estas diretrizes e você se tornará mais eficaz - produzindo mais em menos tempo.
COMO DELEGAR
A delegação determina em grande parte a sua eficácia como executivo, gerente ou supervisor. A qualidade do seu trabalho também depende de sua capacidade de delegar adequadamente. Se você o fizer, multiplicará a sua produtividade.
Quanto mais cedo detectar, no seu processo de planejamento, a sobrecarga de trabalho, sua ou de outra pessoa, mais eficaz você será corrigindo o problema. Não espere fazer tudo sozinho.
Talvez você perca muito tempo tentando dominar algo em que não é muito bom. Delegar, apropriadamente, à pessoa certa, com experiência adequada, é uma das habilidades executivas mais importantes. Quando você delega, está designando uma tarefa a uma pessoa e a autoridade para executá-la, mesmo que não transfira a sua responsabilidade pessoal, que continua com você.
O Delegante Eficaz
1. Identifica a pessoa certa para fazer o trabalho.2. Delega agora, dando tempo suficiente para a conclusão.3. Expõe claramente o objetivo.4. Fornece todas as informações necessárias para a conclusão da tarefa.5. Certifica-se de que o staff entendeu a tarefa antes de começar a trabalhar.6. Marca uma data para conclusão.7. Incentiva um plano de projeto por escrito.8. Monitora periodicamente a evolução.9. É acessível para esclarecimentos e conselhos.10. Assume a responsabilidade, mas dá crédito à pessoa que realizou o trabalho.11. Ajuda o staff a crescer, conferindo-lhe novas responsabilidades
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